Buukkaus: näin hankit enemmän myyntitapaamisia

Buukkaus eli kontaktointi tarkoittaa tapaamisten sopimista mahdollisten asiakkaiden kanssa. Se on myyntiprosessin käynnistämisen kannalta erittäin tärkeä vaihe. 📅

Tässä oppaassa kerromme, miten saat sovittua tapaamisia uusien asiakkaiden kanssa entistä helpommin. Käytännöllisten sisäpiirin vinkkien, puhelukäsikirjoituksen ja kätevien työkalujen avulla saat sujuvasti buukattua enemmän tapaamisia. 

Mitä buukkaus eli kontaktointi tarkoittaa?  

Myynnissä buukkaus tarkoittaa tapaamisten sopimista mahdollisten asiakkaiden kanssa. Sen tarkoituksena on käynnistää myyntiprosessi. Ensisijainen tavoite yhteydenotolle on sopia alustava tapaaminen. Tapaamisessa kartoitetaan, vastaavatko yhteyttä ottavan yrityksen palvelut asiakkaan tarpeisiin.

Yleensä buukkaaja seuraa keskustelussa käsikirjoitusta ja ottaa yhteyttä laajaan joukkoon ihmisiä. Yhteydenotot toteutetaan usein kylmäsoittoina. 

Miten buukkaus eroaa liidien generoinnista? 

Liidien generointi ja buukkaus ovat yhden ja saman myyntiprosessin kaksi eri vaihetta.  

Liidien generoinnilla yritetään herättää potentiaalisten asiakkaiden kiinnostus. Tässä myyntiprosessin vaiheessa pyritään tunnistamaan, mitkä yritykset tai yksityishenkilöt voisivat hyötyä tarjottavista tuotteista tai palveluista. Tavallisesti liidejä generoidaan esimerkiksi mainonnan tai somemarkkinoinnin avulla. 

Buukkaus on tarkemmin kohdennettua. Kun lupaavat liidit on listattu, heihin otetaan yhteyttä ja heille ehdotetaan tapaamista. Näissä keskusteluissa selvitetään liidin eli potentiaalisen asiakkaan erityistarpeet ja kartoitetaan, miten yhteyttä ottava yritys voisi vastata niihin. Tämä vie myyntiprosessia eteenpäin. 

Inbound- ja outbound-buukkaus  

Inbound-buukkauksessa otetaan yhteyttä niin kutsuttuihin lämpimiin liideihin. Ne ovat liidejä, jotka ovat jo valmiiksi kiinnostuneita yrityksestäsi.  

Outbound-buukkauksessa taas lähestytään mahdollisia asiakkaita oma-aloitteisesti. Näin saadaan generoitua uusia liidejä.  

Inbound-buukkaus 

Inbound-buukkauksessa vastataan yrityksestä kiinnostuneiden liidien yhteydenottoihin. Yhteydenotot voivat tulla yrityksen verkkosivuston kautta, sähköpostitse, sosiaalisen median kanavien tai markkinointikampanjoiden kautta. Inbound-buukkauksen ensisijainen tavoite on muuttaa liidit tapaamisiksi. 

Outbound-buukkaus 

Outbound-buukkauksessa yhteydenotot tapahtuvat oma-aloitteisesti. Myyntitiimi ottaa yhteyttä mahdollisiin asiakkaisiin, jotka eivät ehkä vielä tunne yrityksen tarjontaa. Yhteydenotoilla pyritään ensisijaisesti generoimaan uusia liidejä ja tapaamismahdollisuuksia. 

Milloin buukkauksen tulisi olla osa yrityksen myyntistrategiaa? 

Onko yksi päätavoitteistasi lisätä laadukkaiden myyntitapaamisten määrää? Jos vastasit kyllä, buukkaus saattaa olla myyntistrategiasi kannalta ratkaisevan tärkeä tekijä.

Kun buukkaajat huolehtivat myyntiprosessin alkuvaiheista, myyntitiimi voi keskittyä siihen, mitä se tekee parhaiten: kauppojen solmimiseen ja asiakassuhteiden rakentamiseen.

Myyntitiimi, joka ei tuhlaa voimavarojaan jahkailijoihin, voi keskittyä aidosti kiinnostuneisiin liideihin. Kun toiminta kohdistetaan paremmin, myyntiprosessista tulee sujuvampi. Ja kun yhteyttä otetaan vain lupaaviin liideihin, työskentely tehostuu ja myynti kasvaa. 

Kannattaako buukkaus ulkoistaa? 

Haluatko panostaa buukkaukseen, mutta oman talon sisältä ei löydy tarpeeksi resursseja? Kontaktoinnin ulkoistaminen buukkaustoimistolle voi tällaisessa tapauksessa olla käytännöllinen ja kustannustehokas valinta. Ulkoistamalla saat käyttöösi asiantuntevia työntekijöitä, mutta vältyt perehdytyksen ja palkkauksen tuomilta lisäkustannuksilta.

Näin nykyinen tiimisi voi keskittyä kauppojen solmimiseen ja muihin tärkeisiin tehtäviin samalla, kun ulkoistetut buukkaajat sopivat tapaamiset mahdollisten asiakkaiden kanssa. 

Myyntiin johtavan buukkauksen viisi vaihetta  

Buukkaus jakautuu yleensä viiteen keskeiseen vaiheeseen:

1. Tiedonhaku ja kohdentaminen: Aloita tunnistamalla potentiaaliset liidit ja etsimällä näistä tietoa. Pyri ymmärtämään mahdollisten liidien liiketoimintaa ja tarpeita sekä pohdi, miten yrityksesi tuote tai palvelu voi tuottaa liideille lisäarvoa.
2. Ensimmäinen yhteydenotto: Ota mahdollisiin liideihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai jonkin muun viestintäkanavan kautta. Tavoitteesi on luoda myönteinen ensivaikutelma ja esitellä yritystäsi sekä kertoa sen tarjoamista tuotteista tai palveluista.
3. Liidien luokittelu: Arvioi ensimmäisen yhteydenoton aikana tai sen jälkeen, onko kyseessä potentiaalinen asiakas vai ei. Mieti, onko liidi kiinnostunut ja kuinka paljon tämä tarvitsee yrityksesi tuotteita/palveluita. Pohdi myös, päättääkö liidi organisaationsa hankinnoista.
4. Tapaamisen sopiminen: Kun olet luokitellut liidin, sovi tapaaminen ja lähetä siitä kalenterikutsu. Voitte tavata kasvotusten, etänä tai keskustella puhelimessa.
5. Tapaamisen vahvistaminen ja sen jälkeinen yhteydenpito: Kun olet sopinut tapaamisen, vahvista yksityiskohdat liidin kanssa. Lähetä tapaamisesta muistutus lähempänä tapaamisajankohtaa. Sisällytä muistutukseen kaikki tarvittavat tiedot, jotta tapaaminen sujuisi jouhevasti. 

Eikö kylmäsoittaminen ole vanhanaikaista?   

Onko aika mielestäsi ajanut kylmäsoittamisen ohi? Good Call Oy:n toimitusjohtaja ja perustaja Stina Dansie, jota kutsutaan lempinimellä ”kylmäsoittamisen kuningatar”, on eri mieltä. Dansie haluaa muuttaa perinteiset myyntipuhelut mahdollisuuksiksi luoda aidosti merkityksellisiä kohtaamisia.

Hänen mukaansa myyntipuhelun soittajan tulee muuttaa asennettaan ja nähdä itsensä ennemminkin arvokkaana ongelmanratkaisijana kuin työrauhan häiritsijänä. Dansie ei pyri vain myymään tuotteita vaan myös ymmärtämään ja ratkomaan asiakkaiden kohtaamia haasteita.

Asiakas tuskin innostuu kylmäsoitosta, jos myyjä alkaa heti myydä tuotetta aggressiivisesti eikä kuuntele vastaväitteitä.

Jos soittaja esittäytyy ystävällisesti ja tarjoaa ratkaisua ajankohtaiseen haasteeseen, vastaanotto saattaa olla aivan erilainen. Asiantunteva, tarkkaavainen ja aidosti auttamishaluinen soittaja herättää mielenkiinnon. Puhelun loppua kohden asiakas on valmis sopimaan tapaamisen ja kiinnostunut kuulemaan lisää aiheesta.

Stina Dansie kehottaa yrityksiä pitämään puhelut juuri näin tehokkaina ja ratkaisukeskeisinä. Näin mahdollinen asiakas jää odottamaan innolla, mitä yrityksellä on tarjottavana.  

Kolme vinkkiä onnistuneisiin kylmäsoittoihin 

1. Luokittele liidit: Tee taustatutkimus huolella ennen kuin tartut puhelimeen. Liidien pisteyttäminen auttaa laittamaan puhelut tärkeysjärjestykseen. Pisteyttämällä näet, mitkä liidit voisivat todennäköisimmin muuttua asiakkuuksiksi. Tutki liidien taustoja, kontaktoitavien yritysten asemaa alallaan ja sitä, ovatko kyseiset yritykset olleet aiemmin tekemisissä oman yrityksesi kanssa.
2. Älä sorru pitchaamaan ja myymään: Ensimmäisessä kylmäkontaktissa ei ole kyse kaupanteosta vaan yhteyden muodostamisesta. Vastusta kiusausta aloittaa myyntipuhe heti kättelyssä. Pyri sen sijaan ymmärtämään mahdollisen asiakkaan tarpeita ja haasteita. Kysy avoimia kysymyksiä, kuuntele aktiivisesti ja ole aidosti kiinnostunut keskustelukumppanisi vastauksista. Näin luot luottamuksellisen yhteyden, joka helpottaa tulevia myyntikeskusteluja.
3. Hyödynnä teknologiaa ja automaatiota: Tehosta kylmäsoittoprosessia myynnin automaatiotyökalujen avulla. Asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM) antavat liideistä arvokasta tietoa, jonka avulla voit räätälöidä lähestymistapasi juuri oikeanlaiseksi. Automaatiotyökalut tekevät puheluiden ja jatkoyhteydenottojen aikatauluttamisesta helpompaa ja varmistavat, ettei yksikään tilaisuus mene sivu suun. 

Miltä näyttää täydellinen buukkauspuhelun käsikirjoitus? 

Yleensä buukkaajat noudattavat valmista käsikirjoitusta kontaktointipuheluiden aikana. Jäsennelty keskustelun runko varmistaa, että keskeiset asiat saadaan käsiteltyä ja että puhelu pysyy aiheessa.

Stina Dansie sanoo, että käsikirjoitusta kannattaa pitää ennemminkin ohjeellisena mallina kuin sanasta sanaan noudatettavana repliikkilistana. Näin myyjille jää enemmän joustovaraa. Käsikirjoitus jäsentää keskustelua, mutta mahdollistaa silti aidon kohtaamisen. 

Alla on esimerkki käsikirjoitusmallista:

Avaus: "Hei, tässä on [nimesi] [yrityksestäsi]. Onko sinulla hetki aikaa jutella?”

Johdanto: "Huomasin, että [keskustelukumppanin yritys] on erikoistunut [toimialaan]. Meillä on tarjota [tietty ratkaisu tai palvelu], joka voisi parantaa ja tukea [tiettyä liiketoiminta-aluetta tai prosessia]."

Arvolupaus: ”En myy tässä puhelussa mitään. Haluan vain ymmärtää, millainen teidän tilanteenne on ja selvittää, olisiko yritykseni ratkaisuista teille hyötyä.”

Haasteisiin vastaaminen: ”Onko teillä jotain tiettyjä haasteita? Yritän muodostaa kuvan siitä, miten palvelumme voisivat auttaa teitä pääsemään tavoitteisiinne.”

Pyydä tapaamista: ”Sopisiko lyhyt puhelu vaikka ensi viikon keskiviikkona kello 15? Voisimme jutella lisää siitä, miten meidän ratkaisumme sopivat teidän tarpeisiinne ja siitä, millaista lisäarvoa ne voisivat tuoda teille.”

Puhelun päättäminen: ”Kiitos! Jutellaan lisää sitten keskiviikkona kolmelta. Mukavaa päivänjatkoa!” 

Muista, että tämä käsikirjoitus on vain lähtökohta. Muokkaa sitä omaan puhetyyliisi sopivaksi ja mukauta sitä sen mukaan, kenelle soitat.  

💡On tärkeää, että ehdotat tiettyä tapaamisaikaa. Tämä tekee jatkoaskeleista helppoja asiakkaalle. Lisäksi siitä syntyy tunne, että asiat etenevät eivätkä jää levälleen. 

Mitkä ovat parhaat buukkaustyökalut?  

Kestävän outbound-myyntiputken rakentamiseen tarvitaan hyvän strategian lisäksi oikeita työkaluja. Seuraavat työkalut tehostavat prosessia huomattavasti: 

Asiakkuudenhallintaohjelma (CRM): Asiakkuudenhallintaohjelman avulla työntekijät voivat pitää kirjaa tapaamisista sekä rakentaa ja hallinnoida liiditietokantaa. Se on buukkaustyön kulmakivi. Ohjelma helpottaa myös yhteydenottojen organisointia ja seurantaa.

Ajanvarausohjelmisto: Calendlyn kaltaiset työkalut helpottavat tapaamisten sopimista huomattavasti. Niiden avulla asiakkaat näkevät helposti, milloin tapaaminen on mahdollista järjestää. Tämä yksinkertaistaa buukkausprosessia.

Outbound-puheluratkaisut: Outbound by Enreachin kaltaisten erikoistuneiden työkalujen avulla voit parantaa buukkausprosessiasi entisestään. Ne auttavat sinua keskittämään huomiosi niihin liideihin, joilla on suurin todennäköisyys edetä myyntiin asti. Ne myös varmistavat, että käytät aikasi tehokkaasti. 

Tehosta myyntitapaamisia Outbound by Enreachin avulla 

Outbound by Enreach on pilvipohjainen työkalu, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan myyntityötä. Se yhdistää tehokkaat kalenteritoiminnot edistyneisiin contact center -ominaisuuksiin ja sisältää kaiken tarvittavan myyntipuhelujen hallinnointiin. 

Voit synkronoida tapaamiset suoraan omaan kalenteriisi (Google, Office 365, Outlook tai Apple), mikä helpottaa ajanhallintaa. 

Myyntiedustajat voivat lähettää Google Meet- ja Teams-linkkejä mahdollisille asiakkaille suoraan Outboundin kautta. Näin aikataulutus sujuu helpommin. Kätevät linkit helpottavat tapaamisiin liittymistä, mikä parantaa tärkeiden tapaamisten onnistumisen todennäköisyyttä. 

Tutustu Outbound by Enreachiin

Kylmäsoittamisen kuningattaren opit onnistuneeseen buukkaamiseen    

Katso Enreachin webinaari, jonka puhujana on Good Call Oy:n toimitusjohtaja ja myyntimentori Stina Dansie. Dansie tarjoaa käytännöllisiä vinkkejä outbound-myyntiin ja kertoo, mitä onnistunut buukkaus vaatii. Tartu tilaisuuteen ja paranna myyntistrategiaasi – katso webinaari nyt! 

Katso webinaari tästä